Termin Archives - DBConcepts

Situation:

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Projekttermine an das Projektteam auszusenden. Jede dieser Möglichkeiten hat Ihre Vor- und Nachteile:

Kopie des Projektplans als PDF an die betreffenden MitarbeiterInnen senden – Nachteile:
1. Mit dem Ausdruck ist der Inhalt schon wieder alt
2. schwierig, das richtige Format zu finden, damit möglichst alles gut lesbar ist.
Alle haben MS-Project installiert und sehen dort die aktuelle Taskplanung – Nachteile:
1. Höhere Lizenzkosten
2. Nicht alle können und wollen mit dem Tool umgehen.
Project Web App einsetzen – Nachteile:
1. Lizenzen für Project Essentials notwendig
2. Es sind leider viele Informationen, die zwar in der Client-Version von MS-Project dargestellt werden können, nicht aber in der Webapp.
Allocatus

Vorteile:

1. Einbindung der Tasks als Outlook-Termine ins MS Project durch ein Plug in
2. Die Termine müssen von den MitarbeiterInnen nicht bestätigt werden.
3. Es können auch gezielt Informationen aus den Tasks (z.B. Notizen) in diese Termine übernommen werden.
4. E-Mail-Adressen der Mitarbeiter werden auf dem Server hinterlegt und die Mitarbeiter müssen kein neues Tool einsetzen. Die Termine werden mit Allocatus eingetragen bzw. aktualisiert.

Nachteile:

1. 1. Es kostet auch Lizenzen und Wartung – ist aber überschaubar
  2. Bei der Projektplanung muss man genau unterscheiden, was bereits veröffentlicht werden kann und was noch nicht.

Lösung bei DBConcepts mit Allocatus:

Allocatus ermöglicht, gezielt die Termine von MS Project in die Outlook Kalender der jeweiligen Mitarbeiter zu synchronisieren.

Planänderungen (z.B. im Zeithorizont, Ressourcenzuteilung, etc.) werden im Projektteam abgesprochen und durch unsere Projektmanager im Projektplan entsprechend geändert.

Anschließend mit einem Klick wieder mit Outlook synchronisiert. Dies erspart unseren Technikern enorm viel Zeit und nimmt zugleich die Last der Terminorganisation weg.

Kommt es einmal zu einer kurzfristigen Planänderung sind die Outlook Kalender aller Beteiligten mit nur wenigen Änderungen aktualisiert und veröffentlicht. Der Status „veröffentlich“ bedeutet, ob dieser Task vom Projektplan im Kalender sichtbar sein soll oder nicht.

Die Veröffentlichung kann gezielt verhindert werden, wenn die Planung einzelner Tasks oder Teilprojekte erst in der Entwurfsphase ist.

Terminplanung im MS-Project

Die Termine können als ganztätig eingetragen oder mit genauer Zeitangabe. Dies eignet sich besonders für ein stundengenaue Planung (z.B. in Cut-Over Situationen). Die eingetragenen Termine durch den Allocatus müssen nicht vom Bearbeiter bestätigt werden, weil Sie in der Planung bereits abgestimmt worden sind. Werden im Projektplan Notizen hinterlegt – so werden diese bei der Veröffentlichung vom Allocatus auch berücksichtigt und mit dem Termin eintragen (siehe Bild oben).

Ansicht im Outlook Kalender

Terminansicht vom Allocatus im Outlook

Terminansicht vom Allocatus im Outlook Kalender mit den Projektinformationen wie:

Name
Uhrzeit
Notizen
Arbeitspaketnummer

Auch die Abwesenheiten lassen sich optimal mit den Allocatus verbinden. Im MS Project wird die Abwesenheit der Mitarbeiterinnen eingetragen und mit Allocatus zugleich in den Outlook Kalender. Somit hat der Projektleiter und auch die Kollegen einen Überblick über die Abwesenheit des Kollegen.

Fazit

Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert.
Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
Mitarbeiterinnen sehen sogar Ihre Termine am Mobiltelefon (Voraussetzung Outlook Client ist eingerichtet).

Installation und Inbetriebnahme

Um einen Allocatus Dienst einzurichten sind folgende Komponenten bzw. Schritte nötig:

Allocatus Lizenzen erwerben und den Allocatus Server installieren
Abstimmung der Inhalte für die Outlooktermine mit dem Hersteller.
Konfiguration der E-Mail-Adressen im MS-Project (Ressourcenpool) und im Allocatus
Plugin MS-Project installieren und konfigurieren
Allocatus-Settings im MS-Project